Spis treści
Kadry wciąż na papierze
Cyfryzacja w polskich przedsiębiorstwach to często jedynie chwytliwe hasło. Z badania przeprowadzonego w 2026 roku wynika, że 54 proc. firm wdrożyło nowoczesne rozwiązania tylko w wybranych obszarach swojej działalności.
Jeszcze bardziej uderzający jest fakt, że w prawie co czwartej firmie (24 proc.) większość zadań nadal wykonuje się ręcznie. Pełną automatyzację procesów w kadrach i płacach może pochwalić się zaledwie 21 proc. podmiotów.
To oznacza, że pracownicy HR wciąż zmuszeni są do wertowania stosów papierów, weryfikowania informacji w kilku różnych systemach jednocześnie i ręcznego wprowadzania danych.
Dane porozrzucane po firmie
Kluczową bolączką w kadrach jest potężny chaos informacyjny. Aż 42 proc. ankietowanych przyznało, że rozproszenie danych to największe wyzwanie w ich codziennej pracy.
Informacje o jednym pracowniku mogą znajdować się w arkuszach kalkulacyjnych, różnych programach i papierowych aktach. Często bywa tak, że osobną bazę prowadzi dział HR, osobną księgowość, a jeszcze inną kierownik zespołu.
Taka sytuacja sprawia, że każda modyfikacja – zmiana pensji, awans czy przyznanie świadczenia – musi być wprowadzana wielokrotnie w różnych miejscach. Taka ręczna praca drastycznie zwiększa ryzyko pomyłki.
Jak zauważa Marta Różańska z BPiON: „Ręczne przepisywanie danych między systemami strukturalnie generuje błędy, ale nie z winy ludzi, tylko z winy architektury procesu”.
Papier, urlopy i liczenie pensji
Wielu pracodawców wciąż opiera swoje procesy na papierowym obiegu dokumentów. 39 proc. badanych traktuje papierowe wnioski o urlop, umowy czy delegacje jako spory problem w sprawnym funkcjonowaniu firmy.
Dodatkowo 35 proc. uczestników badania wskazuje na przeciągający się w czasie proces rozliczania czasu pracy i kalkulacji wynagrodzeń. Co trzecia osoba obawia się również wysokiego ryzyka błędów popełnianych przez ludzi.
Prawdziwy dramat rozgrywa się zazwyczaj pod koniec miesiąca, w momencie zamykania listy płac. Dane napływają z wielu źródeł, kierownicy muszą zatwierdzić urlopy i zwolnienia, a pracownicy kadr muszą te wszystkie informacje poskładać w spójną całość.
Zarząd pyta, a odpowiedzi trzeba szukać
Działy HR borykają się także z brakiem błyskawicznego dostępu do informacji. 32 proc. ankietowanych ma kłopot z terminowym przygotowaniem raportów i analiz na żądanie zarządu.
Taki sam odsetek przedsiębiorstw ma trudności z bieżącym śledzeniem zmieniających się przepisów prawnych, takich jak podatki, składki ZUS czy przepisy o PPK.
Jeszcze gorzej wygląda kwestia wykorzystania zaawansowanej analityki. Aż 82 proc. firm nie korzysta z narzędzi Business Intelligence w kadrach i płacach, a zaledwie 8,5 proc. robi to w ograniczonym stopniu.
W efekcie, gdy prezes zada proste pytanie o całkowite koszty zatrudnienia, pracownicy HR muszą żmudnie, ręcznie kompilować dane z różnych systemów.
Firmy tracą na braku automatyzacji
Zatrzymanie się w epoce papieru to nie tylko ból głowy dla pracowników, ale przede wszystkim wymierne straty finansowe dla firmy.
Twórcy raportu szacują, że w przedsiębiorstwie liczącym 400 pracowników automatyzacja może zaoszczędzić około 250 godzin pracy w skali miesiąca. Przy stawce 90 zł za godzinę daje to potężną kwotę około 270 tysięcy złotych oszczędności w skali roku.
To nie wszystko. Automatyzacja ułatwia zarządzanie i zmniejsza rotację kadr. W przypadku badanej firmy, redukcja rotacji o 20 proc. to oszczędność rzędu 480 tys. zł, które w przeciwnym razie pochłonęłaby rekrutacja nowych pracowników.
Co blokuje cyfrową rewolucję?
Dlaczego więc polskie firmy tak opornie wdrażają nowoczesne rozwiązania? Główną przeszkodą są wysokie koszty inwestycji – taki powód wskazało 27 proc. respondentów.
Wśród innych barier wymieniano strach pracowników przed nowym (17 proc.), deficyt specjalistów i wdrożeniowców IT (15 proc.), brak dostatecznej wiedzy o korzyściach płynących z cyfryzacji (14 proc.), niewystarczające umiejętności cyfrowe zespołu (14 proc.) oraz strach o bezpieczeństwo gromadzonych informacji (13 proc.).
Eksperci wskazują na ciekawą zależność. Jeżeli cyfryzacja zostanie przeprowadzona wybiórczo, firma ponosi koszty zarówno nowego oprogramowania, jak i utrzymania starych, niewydolnych procesów.
Zamiast usprawnienia pracy, pojawia się jeszcze większy chaos organizacyjny.
Automatyzacja będzie coraz ważniejsza
W najbliższym czasie przedsiębiorstwa będą zmuszone do jeszcze wnikliwszego analizowania struktury wynagrodzeń, co jest podyktowane między innymi nowymi regulacjami wymuszającymi jawność płac.
Aby sprostać tym wymaganiom, niezbędne są uporządkowane bazy danych i nowoczesne narzędzia analityczne, których w większości polskich firm po prostu brakuje.
Działy kadr i płac stoją przed kluczową decyzją: czy nadal brnąć w ręczne obliczenia i papierologię, czy w końcu zdecydować się na kompleksową automatyzację. Jak wynika z raportu, większość przedsiębiorstw w Polsce wciąż znajduje się w fazie przejściowej, nie potrafiąc ostatecznie pożegnać się z tradycyjnymi metodami.
