Fałszywa faktura w KSeF. Eksperci ostrzegają przed pochopnymi krokami

• Krajowy System e-Faktur weryfikuje jedynie numer NIP nabywcy, nie sprawdzając autentyczności transakcji. To otwiera furtkę do wystawiania fałszywych dokumentów.
• Samo pojawienie się „lewej” faktury w KSeF nie jest jeszcze problemem dla odbiorcy – dopóki nie zostanie ona zaksięgowana ani nie odliczono z niej VAT. To prosta droga do problemów podatkowych.
• W przypadku wykrycia fikcyjnego dokumentu: nie księguj go, zabezpiecz dowody (pobierz fakturę i sporządź notatkę), a w razie braku kontaktu z wystawcą – zgłoś sprawę do urzędu skarbowego, by uniknąć problemów z KAS.
• Wystawcy pustej faktury grozi m.in. zapłata VAT (w tym przypadku ok. 800 tys. zł), dodatkowa sankcja do 100% kwoty VAT oraz odpowiedzialność karna skarbowa, z możliwością wieloletniego pozbawienia wolności.

Głośna sprawa Kanału Zero i Sławomira Mentzena w KSeF

W czerwcu Krzysztof Stanowski, twórca Kanału Zero, alarmował, że na jego firmę oraz kancelarię Sławomira Mentzena (lidera Nowej Nadziei) wystawiono w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) fakturę na 4,3 mln zł. Stanowski kategorycznie zaprzeczył jakiejkolwiek współpracy z wystawcą, nazywając sprawę prowokacją.

KSeF przyjmuje faktury automatycznie, weryfikując wyłącznie poprawność numeru NIP nabywcy. System nie sprawdza, czy za dokumentem stoi rzeczywista transakcja.

– System nie przewiduje akceptacji ani odmowy przyjęcia faktury przez nabywcę. Faktura ustrukturyzowana uznawana jest za wystawioną i doręczoną z chwilą nadania jej numeru KSeF, niezależnie od tego, czy odbiorca się z nią zgadza, czy w ogóle o niej wie – tłumaczy Radosław Żuk, doradca podatkowy i partner w kancelarii Żuk Pośpiech.

Tłumaczy dla Pulsu Biznesu Radosław Żuk, doradca podatkowy i partner w kancelarii Żuk Pośpiech. Ekspert podkreśla, że samo widnienie faktury w systemie nie powoduje powstania żadnych zobowiązań podatkowych.

Fałszywa faktura w KSeF: jak powinien zareagować przedsiębiorca?

Złota zasada brzmi: zachowaj spokój i nie podejmuj pochopnych działań. Nie opłacaj, nie księguj i nie odliczaj VAT z dokumentu, co do którego masz wątpliwości. Ryzyko pojawia się dopiero wtedy, gdy zaczniesz działać na podstawie fikcyjnej faktury.

– Sama faktura w systemie niczego nie uruchamia. Nie powstaje przez nią żaden obowiązek podatkowy ani płatniczy. Kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy ją zaksięgujemy albo odliczymy z niej VAT – ostrzega Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w inFakcie.

Dlatego pod żadnym pozorem nie wprowadzaj takiego dokumentu do ewidencji ani nie zaliczaj go do kosztów. Warto natomiast zabezpieczyć dowody: pobrać fakturę z KSeF i sporządzić wewnętrzną notatkę potwierdzającą brak transakcji. Zalecane jest również poinformowanie urzędu skarbowego – to działanie prewencyjne, które chroni przed podejrzeniami podczas ewentualnej kontroli.

Jakie są kary za wystawienie fałszywej faktury?

Odbiorca, który zachowa ostrożność, jest w zasadzie bezpieczny. Znacznie gorzej ma się sprawa wystawcy. Zgodnie z art. 108 ustawy o VAT osoba wystawiająca fakturę z wykazanym podatkiem musi go zapłacić – nawet jeśli transakcja nie miała miejsca. W opisywanym przypadku VAT wynosił ok. 800 tys. zł.

To dopiero początek. Dodatkowa sankcja może wynieść nawet 100% kwoty VAT (w tym przykładzie łącznie ok. 1,6 mln zł). Do tego dochodzi odpowiedzialność karna skarbowa: przy fakturach powyżej 200 tys. zł grożą wielomilionowe grzywny, a nawet do 8 lat pozbawienia wolności.

Co zrobić, gdy zauważysz w KSeF obcą fakturę?

1. Wstrzymaj księgowanie — oznacz fakturę jako błędną lub wstrzymaną w systemie księgowym, aby nie trafiła do JPK_V7 ani nie została opłacona.
2. Zweryfikuj wewnętrznie — sprawdź w firmie, czy ktoś z zespołu nie zawierał umowy z tym kontrahentem.
3. Skontaktuj się z wystawcą — w przypadku zwykłej pomyłki (np. błąd w NIP) powinien wystawić korektę „do zera”.
4. Zgłoś do urzędu skarbowego — jeśli kontakt jest niemożliwy lub wystawca odmawia współpracy, złóż pismo do US. To udokumentuje Twoje dobre intencje.