Internet zawiódł? Oto plan B dla Twojej faktury w KSeF
Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany jak nowoczesna autostrada dla dokumentów finansowych. W idealnych warunkach każda firma porusza się po niej w trybie online: faktura jest błyskawicznie przesyłana do centralnego systemu, otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i od tego momentu jest oficjalnie uznana za wystawioną. Co jednak, gdy w kluczowym momencie zawiedzie połączenie z internetem? Na takie codzienne problemy przewidziano tryb offline24. Działa on jak droga serwisowa – pozwala wystawić dokument poza systemem, ale zobowiązuje przedsiębiorcę do jego wysłania do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Taka faktura musi być oznaczona dwoma kodami QR, które pełnią rolę cyfrowego stempla: jeden informuje, że dokument czeka na rejestrację, a drugi potwierdza tożsamość wystawcy.
ZOBACZ TAKŻE: Nowe podatki na e-papierosy i wyroby nikotynowe
Gdy system pada, a nie Twoja firma. Scenariusze awarii KSeF
Ale co, jeśli problem leży nie po stronie firmy, a samego KSeF? System jest przygotowany także na taką ewentualność. Gdy Ministerstwo Finansów ogłasza planowane prace serwisowe, automatycznie włącza się tryb offline-niedostępność. Daje on przedsiębiorcom jeden dzień roboczy na przesłanie zaległych faktur po przywróceniu pełnej sprawności systemu. Znacznie więcej czasu, bo aż siedem dni roboczych, firmy zyskują w przypadku nagłej, nieprzewidzianej usterki, czyli w trybie awaryjnym. To kluczowa różnica, która daje biznesowi oddech w kryzysowej sytuacji. Co więcej, tylko w tym trybie ustawodawca pozwala na dostarczenie faktury bezpośrednio do kontrahenta w dowolny, uzgodniony sposób, omijając tymczasowo system.
Istnieje również scenariusz na wypadek zdarzeń o charakterze siły wyższej, takich jak katastrofy naturalne czy poważne zagrożenie bezpieczeństwa państwa. W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej, o której dowiemy się ze środków masowego przekazu, zasady gry zmieniają się diametralnie. Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury w dowolnej formie, bez konieczności stosowania specjalnego formatu elektronicznego (FA(3)) czy kodów QR. Co najważniejsze, takie dokumenty nie będą musiały być później w ogóle przesyłane do KSeF. To mechanizm ostateczny, który ma zapewnić ciągłość działania gospodarki nawet w najbardziej krytycznych momentach.
Kara do 100% VAT, ale jest koło ratunkowe. Co musisz wiedzieć?
Aby te wszystkie koła ratunkowe mogły zadziałać, firma musi się wcześniej odpowiednio przygotować. Kluczowym elementem jest posiadanie certyfikatu KSeF typu 2, który będzie można uzyskać od listopada 2025 roku. Działa on jak cyfrowy dowód tożsamości firmy i jest niezbędny do generowania kodów QR na fakturach offline. Stawka jest wysoka, ponieważ od 1 stycznia 2027 roku za wystawienie dokumentu z pominięciem systemu fiskus nałoży karę sięgającą nawet 100% kwoty VAT na fakturze. Na szczęście ustawodawca przewidział ważny bufor bezpieczeństwa. Nabywca, który otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, wciąż zachowa prawo do odliczenia podatku VAT. To rozwiązanie chroni uczciwe firmy przed finansowymi konsekwencjami błędów ich dostawców.
