Dzień zakończenia roku szkolnego, w którym ogłaszane są wyniki matury. Elegancko ubrani uczniowie po raz ostatni spoglądają na budynek liceum. Przed chwilą odebrali świadectwa dojrzałości. W tym roku, oprócz papierowego dokumentu, otrzymali także specjalny kod. Skanując go smartfonem, uzyskają dostęp do e-świadectwa. Brzmi jak fikcja, ale czy rzeczywiście elektroniczne świadectwa i dyplomy to tylko melodia przyszłości?
Wyniki egzaminu dojrzałości są dostępne w wersji papierowej i cyfrowej. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej1 wszystkie dane widnieją w centralnej bazie elektronicznej. Zapobiega to oszustwom i przyspiesza weryfikację kandydatów na studia.
- Wyniki matur pobierane są z Krajowego Rejestru Matur. Oprócz wyników z poszczególnych egzaminów można porównać np. numer świadectwa. Dokumenty wydawane są przez jedną jednostkę. Inaczej jest w przypadku dyplomów akademickich. Istnieją wytyczne, jakie informacje muszą znaleźć się na dyplomie, jednak każda uczelnia posiada prawo do swojego wzoru dyplomu – mówi mgr Maja Możańska z Biura ds. Kształcenia i Studentów Akademii Pomorskiej w Słupsku.
Elektroniczne dyplomy wystawiają np. organizatorzy kursów on-line. Wiosną zeszłego roku, ciekawe rozwiązanie wprowadziła też jedna z czołowych uczelni na świecie. W ramach pilotażowego programu na Massachusetts Institute of Technology (MIT)2 studenci mogą pobrać swoje dyplomy na smartfony. Wykorzystują do tego aplikację open-source o nazwie Blockcerts Wallet. Każdy użytkownik może udostępnić swoje osiągnięcie w mediach społecznościowych lub w ciągu kilku sekund zostać zweryfikowanym przez potencjalnego pracodawcę.
Ciekawe wnioski odnośnie wykorzystania e-dokumentów płyną z rekrutacji na zagraniczne uczelnie. - Niewątpliwą zaletą uczelni brytyjskich jest możliwość złożenia wszystkich dokumentów on-line. Kandydat nie musi stawiać się na uczelni osobiście, aby dostarczyć papierową dokumentację tak, jak ma to miejsce w Polsce – tłumaczy Olga Klochko, Education Manager w Global Education, organizacji pomagającej osobom ubiegającym się o przyjęcie na studia w Holandii lub w Wielkiej Brytanii. - W przypadku aplikacji na studia artystyczne pewne jest to, że władze uczelni poproszą kandydata o przesłanie portfolio. Czasem zdarzy się też, że uczestnik rekrutacji zostanie poproszony o rozmowę przez komunikator internetowy. Zwykle jest to jednak drugi etap rekrutacji – podkreśla Olga Klochko z Global Education.
Doświadczenia kandydatów bywają różne. Rozwiązania zmieniają się też na przestrzeni lat: - Kiedy kilka lat temu rekrutowałam się na zagraniczne studia wszystko było chaotyczne. Trudno było w ogóle zacząć, bo lista rzeczy do zrobienia była obszerna: zbyt długi formularz UCAS1, listy motywacyjne, druki i podania o kredyty studenckie… Musiałam skorzystać z usług tłumacza przysięgłego przy przesyłaniu swojego świadectwa maturalnego – mówi Sara, studentka z Wielkiej Brytanii. - Nie chodzi już nawet o pieniądze, tylko o ogromną ilość czasu, którą musiałam poświęcić na rekrutację. Mam wrażenie, że wszystko można było zrobić szybciej i łatwiej – podkreśla Sara.
Zapotrzebowanie na pełną cyfryzację rekrutacji i studiów jest ogromne. Czy wprowadzenie e-świadectw i e-dyplomów w Polsce jest jednak możliwe?
- Ciężko powiedzieć, czy jest to realne rozwiązanie. Mogłoby ono zmienić rekrutację na polskie uczelnie, ale tylko w pewnym stopniu. Obecnie po pierwszym etapie rekrutacji kandydat i tak zobowiązany jest złożyć komplet papierowych dokumentów. Poza tym mamy coraz większą liczbę kandydatów z zagranicznymi dyplomami – podkreśla mgr Maja Możańska z Biura ds. Kształcenia i Studentów Akademii Pomorskiej w Słupsku.
Podobnego zdania jest Anna Sikora, Kierownik Zespołu Wsparcia Dydaktyka w firmie Kalasoft: - Wprowadzenie w pełni elektronicznych świadectw i dyplomów wymagałoby szerokiej integracji różnych systemów – mówi Anna Sikora. Dodaje ona również, że twórcy tego typu systemu musieliby brać pod uwagę różne oczekiwania grup użytkowników. Wśród nich byłyby m.in. uczelniane biura rekrutacji, jak również polscy studenci, obcokrajowcy oraz kandydaci na zagraniczne studia. – Oceniam, że na opracowanie i wdrożenie tego typu innowacji potrzebna byłaby ogromna ilość czasu i środków finansowych. Trzeba jednak stopniowo i konsekwentnie kontynuować usprawnianie procesu rekrutacji oraz studiów. E-PIT-y, elektroniczne podania o akademik czy inne e-dokumenty sprawdziły się i warto wyciągać wnioski z tych wdrożeń. Zobaczymy także, co przyniesie niedawna modyfikacja w przepisach odnośnie dokumentacji studiów (w tym protokołów elektronicznych). Już teraz takie zmiany mogą być dla uczelni pewnego rodzaju rewolucją – podsumowuje Anna Sikora, Kierownik Zespołu Wsparcia Dydaktyka w firmie Kalasoft.
Warto zwrócić uwagę na fakt, że e-dokumentacja wpisuje się również w trend ekologiczny. Odpowiednio zastosowana, może mieć pozytywny wpływ środowisko. Innymi korzyściami z wprowadzania elektronicznych dokumentów są też: szybkość obiegu informacji, wiarygodność i bezpieczeństwo danych.
Źródło: Materiały Prelite Public Relations
